La autogestión es una de las mejores herramientas de productividad con las que puede contar tu empresa. Saber gestionar la carga de trabajo y canalizar el posible estrés que se genera en la plantilla y, a la larga, en la compañía, es responsabilidad y obligación de los líderes de la organización.
Cuanto más arriba esté una persona en el organigrama de una empresa, tanto más deberá vigilar sus dotes como líder y sus conocimientos sobre la autogestión. La mejora de la eficiencia será una forma inequívoca de medir nuestras capacidades. Que no cunda el pánico: esta habilidad de gestionar el tiempo y las herramientas de forma adecuada se puede adquirir a través de una formación específica.
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¿Qué deben tener en común las herramientas de autogestión? Hemos recopilado una serie de recomendaciones para ayudarte a ser más productivo en tu empresa.
1. Empieza por analizar
A la hora de gestionar la productividad en tu organización, primero debes detenerte y pensar en qué punto te encuentras. Como sugiere David Allen en su matriz de GTD, lo primero es el análisis. Debemos partir de un examen exhaustivo que nos permita localizar las prácticas improductivas que llevamos a cabo en nuestro día a día. En el caso de GTD, este análisis se sustenta sobre dos ejes principales: la perspectiva y el control. El estado “ideal” sería contar con altos niveles de control y perspectiva; por el contrario, el estado más alarmante sería el de bajo control y baja perspectiva, lo que requerirá un cambio de rumbo urgente.
2. Confía en las nuevas metodologías
El foco y nuestra máxima atención deben ponerse sobre las ineficiencias de la organización, para poder corregirlas e implementar técnicas efectivas con un impacto duradero. La autogestión de una empresa debe estar abierta a nuevas metodologías. Los avances tecnológicos de estos últimos años han hecho realidad la posibilidad de mejorar notablemente la productividad tanto en nuestra vida privada como en el mundo laboral.
3. Establece límites
Impedir que una mala gestión se traduzca en hábitos dañinos para nuestra productividad no está sólo en manos de nuestra organización, sino en las nuestras propias. La empresa, sin embargo, debe señalar el camino y definir estructuras que apoyen las nuevas rutinas eficientes. El secreto para ser productivos y poner en marcha una autogestión eficiente depende en gran medida de nuestra capacidad para enfrentarnos a las interrupciones y barreras que cada día obstaculizan nuestra productividad. Pon límites a las personas y a las tecnologías, aprende a decir “no”.
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4. Define las barreras
A veces nos sentimos abrumados ante la cantidad de cosas que tenemos que hacer y todo se hace cuesta arriba. Tratar de definir y explicar las complicaciones de cada tarea nos ayudará a ver el objetivo con mayor claridad y nos impulsará a tomar una decisión más rápida y acertada.
5. Piensa en el siguiente paso
Una de las razones más comunes para no comenzar una tarea que tenemos planificada es porque no sabemos cuál es el siguiente paso que debemos dar. Saber exactamente qué es lo que tenemos que hacer servirá para ponernos manos a la obra. Enviar un email, hacer una llamada, pedir ayuda a una persona, redactar un informe, etc. Debemos convertir en hábito el concretar la acción más inmediata que requiere nuestra tarea.
6. Tómatelo con calma
De vez en cuando es necesario disminuir la presión, tomarnos las cosas con calma y transmitir tranquilidad al resto del equipo. No se trata de rebajar el sentido de compromiso, sino de escapar del sentido de carga que nos bloquea en ciertos momentos. Un buen liderazgo sabrá ver cuándo un miembro del equipo necesita tomarse un respiro “estratégico” para coger impulso.
7. Trocea las tareas
Gran parte de las herramientas de autogestión se basan en “trocear” las tareas en otras mucho más pequeñas para permitir y facilitar su ejecución. Tan importante como “establecer el siguiente paso” que hemos mencionado anteriormente es desglosar los proyectos en tareas asequibles y susceptibles de completarse en equipo, entre varias personas.
8. Evita la multitarea
Las compañías que se preocupan por priorizar tareas consiguen reducir drásticamente los costes asociados a la pérdida de productividad. El mayor peligro de la multitarea es que podemos acostumbrarnos a vivir con ella, es fácil que se convierta en un hábito (muchas pestañas del navegador abiertas, responder un email mientras hablamos por teléfono, revisar un informe mientras asistimos a una reunión, ¿quién no lo ha hecho alguna vez?). La empresa debe promover acciones que favorezcan la “monotarea” para mejorar los procesos.
9. Utiliza herramientas que favorezcan la autogestión
La buena noticia es que existen muchas herramientas de productividad para simplificar la ardua tarea de gestionar nuestras tareas diarias. Más allá de las herramientas online para optimizar el tiempo, como Evernote y sus alternativas (One Note, Springpad, Simplenote, Google Keep), cualquiera puede reflexionar sobre cuáles son los mejores sistemas de productividad para su empresa.
En definitiva, hay muchas herramientas de autogestión y estrategias para ayudar a mejorar la productividad en la empresa. La mejora de la eficiencia es un objetivo al alcance de cualquier organización y es obligación de sus líderes facilitar la puesta en marcha de métodos que favorezcan la eficiencia y el rendimiento.
