La guía definitiva para hacer un proceso de onboarding de principio a fin (y no morir en el intento)

El proceso de onboarding (o inducción de personal) se ha convertido en una de las prioridades más importante para los profesionales de recursos humanos.

Las empresas se han dado cuenta de que no se puede dejar a los nuevos empleados a su suerte y de que es necesario preparar su llegada para que comprendan el funcionamiento de la compañía, conozcan a sus compañeros y se familiaricen con su lugar de trabajo. El objetivo es claro: que los recién llegados se sientan cómodos en sus primeros días, puedan comenzar a ser productivos cuanto antes y decidan quedarse en la empresa.

Según una investigación del Brandon Hall Group, un buen proceso de onboarding mejora la tasa de retención de los nuevos empleados en un 82% y su productividad en más de un 70%. Esto significa que debes tomarte la inducción de personal muy en serio, dedicarle todos los recursos a tu alcance y diseñar un proceso bien definido de principio a fin.

En esta guía te contamos todo lo que necesitas saber para hacerlo con éxito.

El proceso de onboarding en cuatro pasos

Si te vas a tomar en serio el proceso de onboarding, necesitas planificarlo en distintas etapas. Es importante diseñar un plan integral, que sepa dosificar la información y que tenga en cuenta los distintos momentos en los que se encuentran los recién llegados. Todas las etapas son importantes, así que asegúrate de que ninguno de tus nuevos empleados se pierde por el camino.

1. Antes del onboarding: el pre-onboarding

Antes incluso de hacer una oferta de trabajo, es importante comunicar el funcionamiento y los valores de la empresa a lo largo del proceso de captación y contratación de los empleados. Muchas de las cosas que se contarán en el proceso de onboarding deben anticiparse ya durante las entrevistas. ¿Cuál es la cultura de la empresa? ¿Quién será su mánager? ¿Cuáles son los horarios y las reglas en el día a día? Compartir toda esta información te servirá a ti y al propio candidato para evaluar si estáis hecho el uno para el otro. Si lo haces así, el proceso de onboarding habrá empezado ya con buen pie.

Dentro del pre-onboarding, otra etapa importante es la que pasa entre la aceptación de la oferta laboral y la llegada del empleado a la oficina. Suele ser un momento en el que el trabajador tiene mucha ilusión y ganas de empezar, pero también muchas dudas sobre cómo será realmente su nuevo puesto laboral. En esta etapa es importante mantener una comunicación fluida con los nuevos empleados, anticiparles en qué consistirá el onboarding y adelantar todo el papeleo posible. La empresa tecnológica Twitter, por ejemplo, hace especial énfasis en este período, al que denomina “Yes to Desk” (desde el “sí” a la oferta hasta su llegada al “escritorio” del puesto de trabajo).

Teniendo estos aspectos en cuenta, aquí tienes cinco consejos prácticos que te ayudarán en el pre-onboarding:

1. Cuida tu sección de “oportunidades laborales”. Si quieres ahorrarte tiempo, asegúrate de que todos los candidatos a un puesto de trabajo conocen el funcionamiento general de la empresa, sus valores y su cultura. Hazlo de forma prominente en la página web de “oportunidades laborales”, destacando información única, práctica y real sobre tu compañía.

2. No te olvides de las ofertas de trabajo. A menudo, las empresas desaprovechan la oportunidad de incluir en las ofertas de trabajo una descripción coherente y motivadora sobre su compañía. Este espacio es sin embargo muy importante para el pre-onboarding: utilízalo para transmitir la cultura empresarial y la información más relevante de tu organización. Haz lo mismo en las entrevistas de trabajo y pregúntales a los candidatos si se sentirán cómodos en una empresa de estas características.

3. Sé personal. Entre el período de aceptación de la oferta laboral hasta su llegada a la empresa, asegúrate de mandarles un mensaje personalizado y amable. Haz que se sientan en casa. Demuéstrales que estás feliz de que vayan a formar parte de tu organización.

4. Adelanta papeleo. Antes de su primer día de trabajo, aprovecha para enviar toda la documentación que tendrán que leer y firmar los nuevos empleados. Esto incluye los documentos legales (contrato de trabajo, cláusulas de confidencialidad o competencia, modelo de impuestos, etc…), pero también el manual de bienvenida, vídeos o presentaciones básicas sobre la empresa. De esta forma puedes ir adelantando trabajo mientras mantienes la comunicación con ellos.

5. Prepara su primer día. Explícales con todo lujo de detalles cómo va a ser su primer día y qué necesitan hacer antes de presentarse en su nuevo puesto de trabajo.

2. Proceso de onboarding: el primer día de trabajo

El primer día de un empleado debe ser mágico. Hay que cuidar todos los detalles para conseguir una buena impresión y lograr motivar e ilusionar a los recién llegados. Además de cubrir todas sus necesidades prácticas y logísticas, es importante cuidar el aspecto humano. El objetivo debe ser que, cuando le pregunten qué tal le ha ido en su primer día, el empleado responda con una sonrisa de oreja a oreja. Éste será el mejor síntoma de un trabajador ilusionado con ganas de empezar y continuar en tu compañía.

Para lograrlo, aquí tienes 8 consejos que se siguen en los mejores procesos de onboarding:

1. Logística. Deja claro a los nuevos empleados qué necesitan llevar en su primer día. No te olvides de fijar un lugar exacto, una hora y una persona de contacto.

2. Selecciona a un anfitrión (en inglés, host) que pueda guiar de manera informal al recién llegado. En su primer día, debería ser alguien de su mismo departamento. Los nuevos empleados pueden comenzar así a ampliar su círculo social y a conocer mejor la forma de trabajar de la empresa.

3. Reunión con su mánager. Es importante que los nuevos empleados se reúnan en su primer día con su mánager directo. A menudo, puede incluso ser lo primero que hagan nada más llegar a la oficina. Es una manera de darle importancia a su incorporación y sobre todo de comenzar a hablar de objetivos, responsabilidades y expectativas. No hay nada peor que un primer día en el que los nuevos empleados no pueden hablar con su jefe de equipo.

4. Informática. Asegúrate de que, antes de su primer día, todo lo relacionado con el equipo informático está operativo. Esto incluye el uso del correo electrónico, el acceso a los servidores locales, la disponibilidad de todos los softwares relacionados con su puesto de trabajo, el uso de la fotocopiadora o el teléfono. Aunque parezca sencillo, atravesar problemas informáticos durante el primer día de trabajo es uno de los errores más comunes (y más frustrantes) durante el proceso de onboarding.

5. Conocer el espacio de trabajo. Aunque para ti muchas cosas sean obvias, es fundamental que los recién llegados conozcan dónde está cada cosa y para qué sirve. Cuestiones como dónde están los baños, cómo funciona la máquina expendedora de bebidas, cómo se reservan las salas o cuál es número de teléfono de cada departamento suelen ser obviadas en muchos procesos de onboarding. Asegúrate de que los nuevos empleados se familiarizan con su nuevo ambiente de trabajo, ya que esto les dará seguridad, tranquilidad y confianza.

6. Celebra su llegada. La contratación de un nuevo empleado debe convertirse en una gran celebración para toda la empresa. Para lograrlo, envía un email a todos los trabajadores haciendo una breve presentación; coloca fotos de los nuevos empleados en las paredes de la oficina o en la cocina; ten preparadas sus tarjetas de visita en su mesa de trabajo; u organiza una presentación informal durante el primer día.

7. Conocer al director ejecutivo (CEO). Es importante que los recién contratados conozcan a los máximos responsables de la empresa (y al revés). Sirve para implicar a los jefes en el proceso de onboarding, para que pongan rostro al CEO y para que sepan que pueden acudir a ellos en caso de necesidad. En función de la cultura de tu empresa, esto puede traducirse en un simple apretón de manos y unas palabras de bienvenida o incluso en una comida durante el primer día.

8. Ten un detalle con los nuevos empleados. Cualquier pequeño detalle de atención (incluso de cariño) con los recién llegados puede marcar la diferencia entre un proceso de onboarding memorable y uno normal. Puede ser una camiseta con el logo de la empresa y su nombre; una botella de vino; o la invitación a un desayuno consistente. Sea lo que sea, haz que se sientan especiales.

3. Proceso de onboarding: la primera semana

La primera semana es vital para conseguir un aterrizaje exitoso del nuevo empleado. Cinco días dan para mucho y en este tiempo el trabajador debe ser capaz de conocer el funcionamiento general de su departamento, saber cuáles van a ser sus objetivos, comenzar a trabajar de forma autónoma, establecer relaciones personales y sentirse identificado con la misión de su empresa.

Estos cinco consejos te ayudarán a conseguirlo:

1. Diseña un roadmap preciso y razonable. La mejor forma de asegurarse un programa de onboarding exitoso es diseñar una serie de hitos o etapas por las que todo nuevo empleado debe pasar. Esto, en primer lugar, ayuda a los propios trabajadores a gestionar sus expectativas y a seguir un camino bien trazado; por otro lado, te sirve a ti para asegurarte de que todos completan el onboarding y no se pierden por el camino. Puedes hacerlo con un Excell o con una checklist.

2. Dosifica la información. Uno de los errores más frecuentes es lanzar el máximo de información posible, de golpe, en muy poco tiempo. Los empleados recién acaban de llegar a una organización que no conocen: tómatelo con calma y dosifica la información, con sesiones cortas de presentación y mezclando actividades sociales con otras más instructivas.

3. El mánager: 5 minutos todos los días. Asegúrate de que el mánager habla con los recién llegados todos los días y hace un balance al final de la semana. Aunque solo sean 5 ó 10 minutos (tal vez por la mañana, a primera hora), mostrar interés por los nuevos empleados y responder a sus dudas es garantía de un onboarding exitoso. Al final de la semana haz una sesión de feedback para saber cómo ha sido su experiencia durante su primera semana.

4. Conocer al resto de departamentos. Es importante que los recién llegados no caigan en ningún gueto. Para ello, prepara una o dos sesiones diarias con los responsables de cada uno de los equipos de la compañía. Así, los nuevos empleados podrán no sólo ampliar su círculo social, sino también comenzar a conocer la estructura completa de la empresa. También puedes tener para cada día de la semana un anfitrión de un departamento distinto; u organizar comidas con profesionales de equipos diferentes.

5. Saca una foto de los empleados. Sea para su propia firma, para el organigrama de la empresa o para cualquier otro material de comunicación creativo, ten preparado a tu fotógrafo y no te olvides de tomar una instantánea de cada nuevo trabajador. Será otro detalle que les ayudará a sentirse parte de la empresa.

4. El onboarding continuo

El proceso de onboarding no termina con la primera semana. Los siguientes días y meses necesitan de otro tipo de actividades para completar la integración de los empleados. Es el momento de profundizar en el modelo de negocio y en las particularidades de tu sector, pero también de personalizar el proceso de onboarding y de responder a las particularidades de cada empleado. Hay empresas en las que los programas de inducción de personal pueden durar más de un año.

Para no dejar el trabajo a medio hacer, presta atención a los siguientes seis puntos:

1. El primer mes. Asegúrate de que su mánager hace un seguimiento semanal (por ejemplo, todos los viernes) de los primeros treinta días. El conocimiento de los nuevos trabajadores sobre la empresa se ha incrementado, pero probablemente también sus preguntas. Comprueba que ha completado el roadmap del primer mes y ofrécele feedback para pueda seguir avanzando en la organización.

2. Promueve una cultura única. En el proceso de onboarding, no te olvides de ser especial. La magia es importante. Los nuevos empleados tienen que sentirse parte de algo más grande donde podrán desarrollarse como profesionales y como personas. Explica cuál es la misión de la empresa y qué está haciendo para mejorar el mundo. Utiliza algún elemento único de la compañía (una canción, una frase, un logo, una mascota, una idea…) para que se sientan parte de ella.

3. Expertos en tus productos. Si en los primeros días y semanas los recién llegados han probado tus productos, ahora es el momento de que los conozcan en profundidad. Asegúrate de que se familiarizan con ellos, los experimentan en primera persona y entienden todas sus particularidades técnicas.

4. Preséntales a los clientes. En un mundo en el que las empresas giran cada vez más hacia sus clientes o consumidores (el concepto customer-centric está de moda), es vital que los nuevos empleados les puedan poner cara. Los recién llegados necesitan no sólo conocer su perfil socio-económico (edad, ingresos, localidad, estudios, estilo de vida…), sino ir más allá y empatizar con él. Si es posible, y en función del tipo de negocio, asegúrate de que los nuevos empleados conocen en persona a alguno de los clientes de la empresa.

5. Procesos, procesos, procesos. A menudo, en los procesos de onboarding se suelen descuidar los necesarios procesos que rigen el trabajo en el día a día. ¿Cómo se delegan tareas? ¿Qué tipos de softwares y formatos se utilizan? ¿Cuál es la política a la hora de responder al email? ¿Cómo se hace una petición a un departamento distinto? Es fundamental que, poco a poco y durante todo el proceso de onboarding, los empleados conozcan todos estos detalles para que puedan desenvolverse en la oficina y encajar en el engranaje de la organización.

6. Teambuilding. Tampoco te olvides de fomentar todo lo que puedas la socialización de los nuevos empleados. Sea con comidas informales, con actividades lúdicas los viernes por la tarde o con la participación en competiciones deportivas, el proceso de onboarding debe incluir una integración humana y social. En los primeros tres meses, por ejemplo, es recomendable realizar algún teambuilding para que los empleados se sientan parte del equipo.

Bonus: dos consejos para conseguir la excelencia en tu proceso de onboarding

1. Gamifica tu onboarding. Si quieres que tus empleados vivan una experiencia única, innovadora y diferente, apuesta por la gamificación en tu proceso de onboarding. Videojuegos personalizables como ADA consiguen enganchar y motivar a los nuevos empleados al mismo tiempo que aprenden sobre la historia de la empresa, la política de gastos, sus valores o su cultura. En este sentido, la gamificación puede convertir algo normalmente aburrido (aspectos técnicos de la industria, compliance, regulación financiera, etc) en una aventura fascinante.

2. Pide feedback para mejorar tu onboarding. Desde el principio hasta el final, no te olvides de medir todo lo que pasa durante el proceso de onboarding y de pedirle feedback a los nuevos empleados. Haz varias encuestas a lo largo del tiempo (la primera semana, el primer mes, el primer trimestre) y mide el nivel de satisfacción. ¿Cuál es el punto débil? ¿Dónde se atascan los recién llegados? ¿En qué áreas puedes mejorar? Asegúrate de conseguir respuestas sinceras de los nuevos empleados, porque van a ser ellos los que te van a dar las mejores ideas para mejorar.