Meetings haben derzeit einen schlechten Ruf in der Geschäftswelt, und dies aus einem einfachen Grund: Die meisten Meetings sind ineffizient, bei denen man nur seine Zeit vergeudet. Es wird davon ausgegangen, dass ein durchschnittlicher Angestellter jeden Monat mehr als 30 Stunden mit unproduktiven Meetings verschwendet, deren globale Kosten sich auf über 800.000 Mio. Euro pro Jahr belaufen. Die meisten dieser Meetings sind langweilig und haben keine Struktur, die eine Entscheidungsfindung fördern würde. Aber das muss nicht so sein. Meetings sind notwendig und können anregend, nützlich und produktiv für die Unternehmen sein.
Marissa Mayer, die heutige Präsidentin und CEO von Yahoo, beruft im Durchschnitt 70 Meetings in der Woche ein. Um die Zeit optimal zu nutzen und das Beste aus jeder Sitzung zu holen, sind eine gute Strukturierung und die Nutzung neuer Technologien unabdingbar. Dies sind Mayers drei Schlüsselfaktoren für ein effizientes Meeting:
1. Die Tagesordnung im Voraus ausarbeiten
Mayer legt im Vorfeld eine Tagesordnung für die Meetings fest. Darin umreißt sie die zu besprechenden Themen und weist ihnen eine bestimmte zeitliche Dauer zu. Diese Tagesordnung ist zwar flexibel, stellt jedoch ein Instrument dar, das den Teilnehmern helfen soll, sich ergebnisorientiert auf die zentralen Punkte zu konzentrieren. Es ist eine Art, sich auf die Zielerreichung zu konzentrieren.
Auf diesem Tipp von Mayer beruht eine wesentliche Funktion der App Brilliant Meeting, mit den Tagesordnungen mit Zielsetzungen und Themen angelegt werden können. Vor einem Meeting kann der Verantwortliche die Zeiten bearbeiten, die er den einzelnen Teilnehmern gibt, die Vortragsreihenfolge festlegen (um damit den dringendsten und relevantesten Punkten Vorrang zu geben), Einladungen versenden usw.
2. Jemanden zum Schriftführer ernennen
Man muss kein Riese wie Yahoo sein, um bei den Meetings audiovisuelles Material zu verwenden. Die meisten Unternehmen verwenden Präsentationen auf Bildschirmen und Projektoren, um die besten Ideen aufzugreifen. Damit diese nicht in Vergessenheit geraten und damit zu einem späteren Zeitpunkt Maßnahmen daraus abgeleitet werden können, sollten sie aufgeschrieben werden. Wenn jemand zum Schriftführer ernannt wird, sind unsere Meetings sehr viel produktiver.
Im Fall von Brilliant Meeting kann jeder Teilnehmer Notizen, Aufgaben, angehängte Dateien und Kommentare hinzufügen, die den Ablauf beschleunigen und anschließend die Entscheidungsfindung erleichtern.
3. Zeit ist Geld
Marissa Mayer weiß, wie wichtig es ist, die Zeit der Meetings zu messen, um die Themen besser zu strukturieren und zu organisieren. Eine Zeituhr übt einen subtilen Druck auf das Meeting aus, sodass allen Teilnehmern die abgelaufene und verbleibende Zeit bewusst ist. Es ist einfacher, die Meetings rechtzeitig zu beenden, wenn man deren Dauer kontrolliert.
Das Messen der Zeit ist einer der wichtigsten Aspekte von Brilliant Meeting. Diese gamifizierte App verfügt über eine Zeituhr und ein Countdown. Nach Ablauf der vom Verantwortlichen vorher festgelegten Zeit wird ein Alarm ausgelöst. Und außer die Zeit und die Kosten des Meetings zu berechnen, verwandelt es sich am Ende eines jeden Vortrags in eine freundliche Erinnerung und vermeidet die unangenehme Aufgabe, den Teilnehmer zu unterbrechen (er kann es selbst am Bildschirm sehen). Jeder Benutzer, der die Zeit und Planung einhält, erhält nach und nach Punkte und steigt Ebenen hinauf, bis er sich in den „Guru“ der Meetings des Unternehmens verwandelt.
Zusätzlich zu all diesen Empfehlungen zum effizienten Lenken von Meetings stellt das von Gamelearn entwickelte Brilliant Meeting ein Feedback bereit und misst die Leistung der Teilnehmer, erstellt und sendet automatisch die Protokolle am Ende des Meetings und gibt Tipps zum Einsparen von Kosten und Zeit in der Organisation.
Anlässlich der Markteinführung von Brilliant Meeting können Sie die App einen Monat lang kostenfrei testen. Nutzen Sie die Gelegenheit, das Tool auszuprobieren, und teilen Sie uns mit, wie Sie es geschafft haben, die Produktivität Ihrer Meetings zu verbessern. Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!
