Guía paso a paso para hacer un programa de capacitación de personal de una empresa

Guía paso a paso para hacer un programa de capacitación de personal de una empresa
Gamelearn Team

Los programas de capacitaci√≥n de personal son un elemento fundamental de cualquier empresa exitosa. Todas las compa√Ī√≠as necesitan contar con los mejores profesionales, apoyarles en su desarrollo y dotarles de las herramientas y habilidades necesarias para desempe√Īar mejor su trabajo. Esto es especialmente as√≠ en los actuales tiempos de transformaciones tecnol√≥gicas que vivimos.

Los beneficios de poner en marcha programas de capacitaci√≥n de personal son numerosos. Por un lado, se consigue as√≠ atacar las carencias dentro de la organizaci√≥n, logrando mejores resultados (m√°s ventas, m√°s clientes, mayor productividad, mejor atenci√≥n al cliente, menos gastos‚Ķ) para el conjunto de la compa√Ī√≠a. Por otro, contar con buenos programas de capacitaci√≥n de personal es una forma de atraer y retener talento, de mejorar el ambiente laboral y de asegurarte de que tus empleados siguen progresando en sus carreras. Esto debe traducirse no s√≥lo en una fuerza laboral m√°s feliz, sino tambi√©n en procesos de onboarding m√°s efectivos y en menores tasas de abandono.

A pesar de todas estas ventajas, desarrollar un buen programa de capacitación de personal no es sencillo. Para ayudarte en esta misión, hemos elaborado esta guía en la que te explicamos paso a paso cómo hacerlo con éxito:

Paso 1. Identifica las necesidades de tu empresa

Antes de nada, es fundamental que identifiques una necesidad en tu empresa o un objetivo de negocio al que quieres contribuir. √Čste debe ser el principio y el fin de todo tu programa de capacitaci√≥n de personal; pase lo que pase, nunca te olvides de que tu prioridad n√ļmero uno es responder a esa necesidad y apoyar la consecuci√≥n de esos objetivos de negocio.

En este sentido, debes ser capaz de concretar al m√°ximo (a poder ser con una m√©trica que la compa√Ī√≠a¬†tenga desde hace tiempo) la meta que te has marcado. √Čsta puede ser un incremento en los beneficios, una mayor eficiencia, una reducci√≥n de costes, un conocimiento profundo de un nuevo producto o una reducci√≥n en las multas por falta de compliance.

En esta fase inicial, es importante que hables con el comit√© de direcci√≥n, con el propio CEO y con los responsables s√©niors de los departamentos implicados. Cuanto m√°s conozcas sobre las necesidades reales de la compa√Ī√≠a, m√°s f√°cil te ser√° dise√Īar un programa de capacitaci√≥n que ayude a los empleados a realizar mejor su trabajo. Adem√°s, contar con el apoyo de la direcci√≥n puede ser una gran ayuda a la hora de comunicar e implicar al conjunto de la plantilla.

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Paso 2. Define los objetivos pedagógicos de tu programa de capacitación de personal

Una vez que ya sabes lo que quieres conseguir, ahora tienes que identificar cómo hacerlo. Debes hacer un análisis de qué tipo de tareas se pueden hacer mejor y de cuáles son los conocimientos, habilidades o actitudes que los empleados deben adquirir para poder mejorar los resultados de la empresa. A menudo a este elemento se le denomina performance gap (brecha de rendimiento); y tu misión será precisamente acabar con esa brecha.

En algunas ocasiones, el gap puede ser dominar una nueva tecnología o software, desarrollar habilidades de liderazgo o trasladar el conocimiento sobre una nueva legislación o un nuevo producto. Si, por ejemplo, el sector de tu empresa está viviendo cambios en el tipo de contratos que se firman o en el tipo de cliente al que hay que convencer, probablemente sea una buena idea mejorar las habilidades de negociación del equipo comercial para que puedan hacer frente a este nuevo reto.

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Para ayudarte a definir los objetivos pedagógicos de tu programa de capacitación de personal, te recomendamos que sigas el modelo SMART (por sus siglas en inglés):

  • Espec√≠ficos (specific). Los conocimientos, habilidades o actitudes de los empleados deben ser definidos con exactitud, espec√≠ficos y comprensibles por todas las partes.
  • Medibles (measurable). La √ļnica forma de evaluar la efectividad de un programa de capacitaci√≥n es midi√©ndolo. Aseg√ļrate de que, desde el principio, tienes una forma de medir los resultados de la capacitaci√≥n y la consecuci√≥n de los objetivos pedag√≥gicos.
  • Alcanzables (achievable). Los empleados deben poder alcanzar, de una forma realista, los objetivos definidos en el programa de capacitaci√≥n de personal. No crees expectativas demasiado altas porque solo producir√°n frustraci√≥n. S√© realista.
  • Relevantes (relevant). Los objetivos pedag√≥gicos deben ser importantes para la compa√Ī√≠a, pero tambi√©n para el puesto de trabajo que desarrolla el empleado.
  • Plazo de tiempo (time-bound). Debes establecer un per√≠odo de tiempo limitado en el que los empleados¬†deben ser capaces de adquirir los objetivos pedag√≥gicos establecidos.

Paso 3. Identifica a quién va dirigido el programa de capacitación de personal

Después de haber resuelto los dos puntos anteriores, ha llegado el momento de seleccionar a las personas a quién se va a dirigir la capacitación.

En este punto lo m√°s importante es que selecciones a aquellas personas (o departamentos) que pueden tener un mayor impacto en la consecuci√≥n de los objetivos de la empresa (definidos en el paso n√ļmero 1). Recuerda que tu misi√≥n es impactar positivamente en la compa√Ī√≠a, as√≠ que identifica a los empleados que pueden marcar la diferencia y que m√°s alineados est√°n con esos objetivos.

Adem√°s, realiza un an√°lisis de c√≥mo son estos empleados (edad, estudios, perfiles profesionales, aficiones, nivel tecnol√≥gico, etc) y de cu√°les son sus necesidades. No te olvides de conocer sus prioridades en cuanto a los programas de capacitaci√≥n (¬Ņprefieren la capacitaci√≥n presencial u online? ¬Ņcu√°ndo les gustar√≠a hacer la capacitaci√≥n? ¬Ņen qu√© √©poca del a√Īo les viene mejor?), lo que sin duda te ayudar√° en los siguientes pasos.

Impl√≠cales todo lo que puedas en el programa de capacitaci√≥n de personal porque la mejor forma de garantizar su √©xito es contando con el apoyo de los propios empleados. Si dise√Īas un curso que va en su propio beneficio (y consigues que ellos lo vean as√≠) habr√°s empezado ya con¬†buen pie.

Paso 4. Selecciona o elabora el programa de capacitación de personal más adecuado

Este es uno de los pasos más delicados y donde probablemente vas a invertir más tiempo. Una vez que has identificado los objetivos de la empresa a los que quieres contribuir, los objetivos pedagógicos y la fuerza laboral que va a realizar la capacitación, necesitas encontrar los cursos y contenidos que van a lograr todo lo anterior.

Aqu√≠ existen cientos o miles de opciones que debes analizar en funci√≥n de las caracter√≠sticas de tu empresa y de tus trabajadores. Al margen de las particularidades de cada compa√Ī√≠a, los siguientes consejos generales pueden ayudarte a tomar una decisi√≥n:

  • Piensa en el formato. Una de las decisiones m√°s importantes tiene que ver con el tipo de capacitaci√≥n que vas a ofrecer. Puede ser presencial (a trav√©s de clases magistrales, workshops, talleres, discusiones en grupo…) u online (v√≠deos tutoriales, presentaciones PowerPoint, videojuegos, lecturas, documentos pr√°cticos, chats‚Ķ). Aseg√ļrate de elegir la que mejor se adapta a tus objetivos pedag√≥gicos y a tu p√ļblico.
  • Utiliza el blended learning. Si puedes, combina distintos formatos. Podr√°s aprovechar lo mejor del mundo online y offline y te asegurar√°s de la efectividad de los cursos y de poder llegar a toda la plantilla.
  • Fomenta el learning by doing. En la medida de lo posible, facilita la pr√°ctica. Est√° demostrado cient√≠ficamente que el cerebro se estimula m√°s cuando aprendemos haciendo (learning by doing). Incluye el mayor n√ļmero de ejercicios pr√°cticos y utiliza simuladores para aumentar el impacto de tus programas de capacitaci√≥n de personal.
  • Facilita el feedback y la interacci√≥n. Olv√≠date de las aburridas clases en las que los alumnos s√≥lo escuchan sentados en sus sillas durante horas. Si de verdad quieres que tus empleados aprendan, fomenta la interacci√≥n con los contenidos y los profesores, deja siempre espacio para preguntas y aseg√ļrate de que todas las dudas de los alumnos son resueltas. Esto debe aplicarse tambi√©n en la capacitaci√≥n online.
  • Divide los contenidos y dosifica la capacitaci√≥n. Independientemente de la complejidad de tu programa de capacitaci√≥n, intenta dividir el contenido pedag√≥gico en peque√Īos trozos (o en per√≠odos de tiempo bien delimitados). De esta forma permitir√°s que los empleados puedan organizar mejor su tiempo y adem√°s les dar√°s tiempo para interiorizar y digerir los conocimientos.
  • Da libertad a tus empleados. En muchas ocasiones, la mejor forma de garantizar la capacitaci√≥n es d√°ndole total libertad a los alumnos. Cuanto m√°s aut√≥nomos y libres sean, m√°s responsables se sentir√°n con los resultados. Para ello, ofr√©celes varias oportunidades de capacitaci√≥n entre las que puedan elegir; proponles que busquen sus propios cursos relacionados con los objetivos de la compa√Ī√≠a; o incluso reg√°lales una bolsa de dinero para que la puedan utilizar en los cursos de capacitaci√≥n que ellos consideren oportunos.

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Paso 5. Comunica y difunde tu programa de capacitación de personal

Aunque suele ser un paso a menudo obviado por los profesionales de recursos humanos y capacitaci√≥n y desarrollo, no te olvides nunca de dise√Īar una ambiciosa campa√Īa de comunicaci√≥n y marketing. Recuerda que no hay nada m√°s in√ļtil que un programa de capacitaci√≥n muy bien dise√Īado del que nadie ha o√≠do hablar.

Para evitar que te pase esto, te recomendamos seguir los siguientes consejos:

  • Explica con todo lujo de detalles los objetivos de la capacitaci√≥n, el tiempo que tienen para completarla, los beneficios que tendr√° para ellos y cualquier aspecto t√©cnico y log√≠stico a tener en cuenta.
  • Escoge un proveedor que disponga de materiales de comunicaci√≥n y marketing para poder promocionar sus programas de capacitaci√≥n dentro de la empresa (p√≥sters, tr√°ilers, v√≠deos, emails‚Ķ).
  • S√© visual. No env√≠es textos largu√≠simos que nadie va a leer. Usa infograf√≠as, v√≠deos y otros materiales gr√°ficos que llamen la atenci√≥n de tus empleados.
  • Utiliza todos los canales y recursos tecnol√≥gicos a tu alcance: campa√Īas de email, v√≠deos, WhatsApp, llamadas de tel√©fono, redes sociales‚Ķ
  • Haz √©nfasis en los beneficios personales y profesionales que acarrear√° para los empleados realizar la capacitaci√≥n.
  • S√© original. Rompe esquemas con tu campa√Īa de comunicaci√≥n. Utiliza el humor, el misterio y la sorpresa.
  • Realiza un evento de lanzamiento del programa de capacitaci√≥n de personal para darle m√°s importancia a la iniciativa, movilizar a los empleados y hacer todo lo mencionado en los puntos anteriores.

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Paso 6. Implementa tu programa de capacitación

Después de haber definido los objetivos de la capacitación y de haber informado a los empleados, ha llegado el momento de la verdad: debes poner en marcha tu programa de capacitación y sobre todo hacerlo con éxito.

Antes de nada, aseg√ļrate de que toda la infraestructura y todos los aspectos log√≠sticos est√°n preparados. Si necesitas salas para una clase presencial, res√©rvalas con antelaci√≥n; comprueba todas las veces que sea necesario que los ordenadores, reproductores de v√≠deos y cualquier otro tipo de software funcionan a la perfecci√≥n; cubre todas las necesidades de los profesores, en especial si han tenido que viajar o tienen alguna necesidad especial; aseg√ļrate de que todo el equipamiento para las clases pr√°cticas est√° disponible y funciona sin problemas.

En este sentido, si realizas una capacitación online, es especialmente importante que tu Learning Management System (LMS) funcione a la perfección y que todo esté preparado para poder lanzar la capacitación, realizarla fluidamente, monitorizar a los alumnos y después evaluar los resultados. Todo el tiempo que inviertas en asegurarte de que el LMS se adapta a tus necesidades será tiempo que no tendrás que emplear resolviendo problemas en el futuro. Intenta también crear las notificaciones oportunas para que puedas seguir la implantación del programa de capacitación en tiempo real y responder a cualquier emergencia.

Durante todo el tiempo que dure la capacitaci√≥n, no te olvides de monitorizar (a poder ser cada pocos d√≠as o todas las semanas) el progreso de los alumnos. Puedes dividir esta tarea entre varios responsables de capacitaci√≥n o pedirle ayuda a los m√°nagers. Lo que es imprescindible es que te asegures de que el programa de capacitaci√≥n se ha lanzado con √©xito, los empleados est√°n participando en las clases (o entrando en el LMS) y de que progresan seg√ļn los tiempos marcados. En caso de que no sea as√≠, identifica el problema y soluci√≥nalo cuanto antes.

Además, cuenta con el apoyo general de los mánagers o responsables de equipos. Ellos pueden ayudarte no sólo a monitorizar los programas de capacitación, sino también a transmitir información a los empleados, a animarles a realizar los cursos y sobre todo a dejarles tiempo para que puedan acabar la capacitación.

Paso 7. Obtener feedback y evaluar el programa de capacitación

Una vez que ha concluido el programa de capacitación de personal, es el momento de obtener el mayor feedback posible por parte de los empleados y sobre todo de evaluar su efectividad.

Para ello, es recomendable seguir (y adaptar en función de tus necesidades) el famoso modelo de Donald Kirkpatric, que se divide en cuatro partes:

  • Reacci√≥n. La primera forma de evaluar tu programa de capacitaci√≥n es a trav√©s de entrevistas y encuestas. Preg√ļntale a tus empleados si les ha gustado la capacitaci√≥n, si la recomendar√≠an a sus compa√Īeros y qu√© han aprendido. Es importante que las entrevistas y encuestas se realicen antes de empezar la capacitaci√≥n, durante y despu√©s de la misma.
  • Aprendizaje. En esta fase debes evaluar si los empleados han logrado conseguir los objetivos pedag√≥gicos que te hab√≠as marcado en el paso dos. Es aqu√≠ cuando debes llevar a cabo los ex√°menes, tests o pruebas pr√°cticas que hab√≠as definido para poder evaluar con precisi√≥n si efectivamente la capacitaci√≥n ha mejorado su rendimiento.
  • Comportamiento. Hay ocasiones en las que una capacitaci√≥n busca cambiar los h√°bitos, el comportamiento o la actitud general de los empleados. Medir esto requiere sobre todo de un per√≠odo de tiempo m√°s largo y de varios ex√°menes en distintos momentos despu√©s de la capacitaci√≥n. En muchas ocasiones, los m√°nagers de cada equipo podr√°n ayudarte a la hora de evaluar estos cambios de comportamiento en el conjunto de la organizaci√≥n.
  • Resultados. Ha llegado el momento de volver al paso n√ļmero uno. ¬ŅSe ha conseguido el objetivo de negocio que nos hab√≠amos marcado? ¬ŅSe ha logrado, gracias al programa de capacitaci√≥n de personal, que el conjunto de la empresa mejore en las √°reas identificadas? Para ello deber√°s analizar las m√©tricas concretas que te hab√≠as fijado como meta al principio de la capacitaci√≥n. Es el momento de la verdad.

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Todos estos datos no deben servirte sólo para evaluar el programa de capacitación que has realizado, sino también para que todo ese feedback se convierta en una experiencia de aprendizaje que te sirva para realizar mejoras en el futuro. Incluye por lo tanto en las encuestas y entrevistas preguntas cualitativas y abiertas en las que los empleados (y el propio equipo de dirección, el CEO o los mánagers más séniors) puedan aportar ideas y consejos para los próximos programas de capacitación.

Si sigues esta gu√≠a paso a paso, y si te esfuerzas en seguir mejorando en cada uno de los apartados, podr√°s dise√Īar con √©xito programas de capacitaci√≥n de personal que tengan un gran impacto en tu empresa y que te ayuden a conseguir tus objetivos.

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Claudia Aguirre dice:

EXCELENTE! MUCHAS GRACIAS! 03/07/2020

Jaime Marticorena Rodriguez dice:

Excelente! Guia muy practica , me gusta , utiliza herramientas, como el SMART. que es muy util tambien en sesiones de coaching
Gracias.

Lucas Smith dice:

Muy buen art√≠culo. En mi √ļltima capacitaci√≥n de personal que hice para la emprpesa en la cual trabajo (soy jefe de RRHH), la hicimos con video con excelente resultados. Mucho m√°s entendible y capt√≥ la atenci√≥n de los chicos y chicas nuevas f√°cilmente.

César Martín dice:

Hola Lucas, gracias por compartir tu experiencia. Desde luego la formación sin material audiovisual es muy complicada. Nosotros vamos un paso más allá y proponemos usar videojuegos para conseguir que la simulación y el aprendizaje sea en tiempo real. Te escribiremos para conocer más sobre tu experiencia.

HIANNY LUCIANO dice:

Wow! Me encant√≥ esta gu√≠a, ya que me fue de gran ayuda. Es muy practica, la puedo manejar sin ning√ļn problema.

César Martín dice:

Muchas gracias por tu comentario. Cualquier duda o sugerencia, escríbenos.

CLAUDIA ELIZABETH SULLCA QUISPE dice:

EXCELENTE INFORMACI√ďN QUE NOS DAN , ES UNA GRAN AYUDA PARA NOSOTROS, GRACIAS.

Gabino Lucio dice:

Muy bien redactado y entendible…gracias es lo que buscaba

Glenny Lovelys Minyety Rodríguez dice:

Gracias excelente trabajo lo pondré en práctica

David Ovando dice:

Excelente trabajo, pr√°ctico, claro, moderno y sencillo en su entendimiento. ! Todo lo que se necesita para hacer algo bueno y de calidad.
Me ayudar√° para hacer el Plan que necesito. Gracias !!

Wendy Kathya dice:

Excelente, lo pondré en práctica

Noemí Fabián dice:

Muchas gracias por su tiempo en el desarrollo de esta guía

Esther cifuentes dice:

Excelente muy practico

Marisela dice:

La información es de mucha utilidad. Gracias

Arturo Muniz dice:

Excelente información , muy sintetizada y practica
Saludos
Arturo Mu√Īiz

Guadalupe Leal dice:

Es de gran ayuda, espero aplicarlo en el √°rea de la salud y mejorar la atenci√≥n a los clientes dise√Īando un programa de capacitaci√≥n, gracias

Yoselin dice:

Muy buena la informaci√≥n, gracias, me fue de gran ayuda…

Flavio sarabia soto dice:

Muy buen artículo

Marco leyra dice:

Me parece excelente todo el compendio, es lo que buscaba para iniciar un proyecto, gracias

Adi dice:

Gracias por toda la informaci√≥n compartida, estoy iniciando en el √°rea y me fue muy √ļtil, todo es muy claro y va dirigido al punto, me han ayudado los ejemplos y los link, solo me hubiese gustado que hubieran gr√°ficos.

Saludos…

Luna - capacitación dice:

Gracias por este blog, me parece muy buena la informaci√≥n y la forma como se aborda el tema. Considero que el proceso de ense√Īanza aprendizaje requiere de m√©todos efectivos y probados que logren los resultados esperados. Analizar el tipo de auditorio y buscar din√°micas que permitan que el conocimiento sea mejor comprendido e integrado son cosas b√°sicas para un buen resultado. Actualmente tambi√©n el uso de ayudas audiovisuales como videos o audios, podr√≠a ayudar tambi√©n. Gracias por la informaci√≥n

julio hernan dice:

Muy buena guía