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Guía para diseñar un programa de bienvenida eficaz para nuevos empleados

Guía para diseñar un programa de bienvenida eficaz para nuevos empleados

El proceso de onboarding (o inducción de personal) es una de las prioridades de los profesionales de Recursos Humanos. La llegada de los nuevos empleados debe prepararse con detalle para que estos comprendan mejor el funcionamiento de la compañía, conozcan a sus compañeros y se familiaricen rápidamente con su lugar de trabajo. Por tanto, el objetivo de un proceso onboarding es que los recién llegados se sientan cómodos en sus primeros días, puedan comenzar a ser productivos con la mayor brevedad posible y decidan quedarse en la empresa.

Un proceso de onboarding se debe diseñar como un plan integral en el que se dosifica la información, teniendo en cuenta los distintos momentos en los que se encuentran el nuevo empleado:

1. El pre-onboarding

Incluye dos fases:

    • Entrevista. Anticipa al candidato información relevante sobre la empresa (cultura organizacional, horarios, reglas, etc.).
    • Yes to Desk. En el período de tiempo que va desde el “sí” a la oferta hasta la llegada al “escritorio” de trabajo, es recomendable adelantar la documentación necesaria para la contratación y comunicar en qué consistirá el onboarding. Se convierte en el momento ideal para presentar el welcome book (manual de bienvenida o acogida), la forma más efectiva para ayudarle a tener una visión global de la compañía y de su actividad.

2. El primer día de trabajo

Es un día mágico para el empleado, en el que hay que cubrir todas sus necesidades prácticas, logísticas y humanas, para generar buena impresión y lograr ilusionar al recién llegado.

3. La primera semana

Es vital para conseguir un aterrizaje exitoso. El nuevo empleado debe ser capaz de conocer el funcionamiento general de su departamento, saber sus objetivos, comenzar a trabajar de forma autónoma y establecer relaciones personales.

4. El onboarding continuo

Puede durar meses, a través de actividades diseñadas para completar la integración, además de profundizar en el modelo de negocio y en las particularidades del sector.

¿Qué es el manual de bienvenida?

El Welcome Book (o manual de bienvenida) es un soporte de comunicación imprescindible para los nuevos empleados con información muy útil sobre la empresa, con la finalidad de facilitarles una rápida adaptación a la compañía.

Además de resumir la cultura empresarial, este manual ayuda al recién llegado a entender mejor las funciones que debe desempeñar y cómo se espera que lo haga, permitiéndole estar más alineado con los objetivos corporativos.

New position

Al desarrollar un Welcome Book se busca:

  • Dar la bienvenida al nuevo empleado.
  • Ofrecer información relevante de la cultura organizacional de la empresa.
  • Presentar la estructura organizativa y el organigrama funcional.
  • Dar a conocer las características legales y reglamentarias de la relación laboral con la empresa.
  • Reducir el tiempo de formación y facilitar la adecuación de la persona al puesto de trabajo.
  • No sobrecargar de trabajo al personal de plantilla con los recién incorporados.
  • Documentar y estandarizar el proceso de integración y aprendizaje.
  • Evaluar la asimilación del contenido del manual.

Proporcionar otra información útil:

  • Canales de comunicación interna disponibles: intranet, buzón de sugerencias, revista digital, paneles informativos, reuniones…
  • Ubicación e información sobre el abastecimiento de material de oficina y acerca de la utilización de fotocopiadoras, máquinas de fichar, etc.
  • Herramientas de trabajo informáticas disponibles, navegación por Internet, gestor de correo electrónico y servicio de reparaciones…
  • Servicio de documentación físico y virtual.
  • Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso.
  • Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales.
  • Actividades sociales y programas de voluntariado.

¿Cómo hacer más atractivo tu onboarding?

Si quieres ofrecer a tus nuevos empleados una experiencia única, innovadora y diferente, puedes apostar por la gamificación en tu programa de bienvenida. El modo más sencillo de hacerlo es incorporando elementos tradicionales del juego para “engancharlos” durante el proceso.

  • Establecer pequeños objetivos a lo largo del onboarding puede asegurar el compromiso del nuevo fichaje con los contenidos a los que se expone. Puede realizar pequeños tests digitalmente, a través de un LMS, o físicamente con una hoja donde pueda responder a algunas preguntas de control o, incluso, a través de breves entrevistas con compañeros o coordinadores.
  • Si se establecen goals intermedios, se puede hacer uso de otro elemento tradicional del juego, los rankings. Eso incentivará la atención y el espíritu competitivo, siempre que no se convierta en una presión añadida a los primeros días de aterrizaje en un nuevo lugar de trabajo. Por ejemplo, se puede dar la opción de no aparecer en el ranking, en tal caso.

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  • Por último, y como consecuencia lógica, es posible fijar alguna recompensa para aquellos nuevos empleados que ocupen los primeros puestos en la clasificación. Se puede reconocer el esfuerzo con un certificado, pero también con cualquier otro premio, incluyendo material promocional de la empresa, que a la vez haga sentirse al recién llegado parte de la misma más rápidamente.
  • La gamificación se puede llevar a su máxima expresión integrando el proceso de onboarding en un videojuego como ADA. Si se trata de un juego personalizable como este, la empresa puede volcar en él cualquier tipo de información que quiera comunicar, consiguiendo que el nuevo empleado aprenda sobre la historia, valores, cultura y demás características de la empresa, a la vez que se divierte al sumergirse en una aventura gráfica.

ADA serious game

Recomendaciones para optimizar tu Welcome Book

Ya se trate de un proceso de bienvenida a nuevos empleados más tradicional, como uno que incluya elementos de gamificación, es aconsejable mantener la coherencia en la estructura y contenido de la información que compartas.

  • El programa debe responder a las siguientes preguntas relacionadas con la organización: quiénes somos, cómo somos, qué hacemos, y cómo lo hacemos. Algunas empresas, de hecho, recurren a consultores externos para generar su manual de bienvenida.
  • Planifica la distribución del contenido y, si lo haces en un videojuego como ADA, repártelo de forma equilibrada entre todos los turnos.

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  • Incluye información sintética y concisa. Intenta transmitir la información de la forma más breve y concisa que sea posible. Por ejemplo, en ADA, aunque no existe ninguna limitación sobre la longitud de los documentos, se recomienda que los archivos de texto no ocupen más de 5 páginas y los vídeos o audios duren por debajo de los 4 minutos.
  • Si utilizamos un videojuego:
    • El primer documento presentado debería ser un mensaje de bienvenida de algún representante de la dirección de la empresa, para generar confianza y empatía. Este mensaje puede ser un documento escrito o un video. Además, puede incluir un correo electrónico para la resolución de dudas respecto a los contenidos.
    • Como segundo documento se podría adjuntar, si lo consideras adecuado, una infografía que explique de forma entretenida la historia y la dinámica del juego, además de dar algunas sugerencias sobre cómo sacar el mejor provecho de la experiencia.
    • Además, se puede aprovechar ese turno para introducir un índice del temario o contenido formativo. Esto ayuda a que el alumno tenga, desde el principio, una visión general del programa.

Laptops

    • Para contribuir al engagement de los alumnos, se recomienda ofrecer la información en varios formatos (archivos de texto, vídeos y/o audios) a lo largo del juego. Variar el formato mejora la experiencia del usuario y su concentración. Recursos como vídeos TED, podcasts o infografías resultan especialmente atractivos.
    • Si se añaden en algunos documentos ejercicios que animen al alumno a trasladarse físicamente por la empresa y a hablar con compañeros, mejor que mejor. En este sentido, se pueden crear pruebas en las que los jugadores tengan que buscar información para poder contestar a preguntas y avanzar en el juego.
    • Por último, es aconsejable diseñar un plan de comunicación original y divertido que anime a comenzar el videojuego y refuerce el progreso, con animaciones periódicas, además de mensajes recordatorios y de aliento.

Si quieres que tu empresa sea pionera y esté en la vanguardia dentro del desarrollo y de la gestión de personas, haz que el proceso de onboarding de tus nuevos empleados sea una experiencia única y divertida.

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