Cómo elaborar un plan de comunicación interna paso a paso

Cómo elaborar un plan de comunicación interna paso a paso

Para gestionar efectivamente tu negocio y asegurar que tus empleados están informados en todo momento, es recomendable contar con un plan de comunicación interna.

¿Por qué es importante la comunicación interna?

Sin una comunicación corporativa adecuada, la productividad puede resentirse, crecer el sentimiento de confusión y, por tanto, también la falta de compromiso de los empleados.

La comunicación corporativa permite a los miembros de una organización trabajar colaborativamente hacia un mismo fin. Permite que aumente el engagement de los empleados, que se refuerce la cultura corporativa y que sus equipos estén informados y tengan la posibilidad de recibir feedback sobre su labor.

Sin comunicación interna, los individuos que componen cualquier organización no sabrían qué tareas tienen que realizar, ni qué prioridad otorgarles. La comunicación interna, en definitiva, mantiene una empresa en funcionamiento.

¿Qué es un plan de comunicación interna?

En esencia, es un plan que describe cómo se utilizará la comunicación en una empresa. También establece objetivos, estrategias y métricas para que los empleados sepan qué se espera de ellos y puedan, así, alcanzar sus metas personales y colectivas dentro de la compañía.

Desarrollar un plan de comunicación interna puede parecer fácil, pero hay que considerar muchas variables. Por ejemplo, aunque persiga ser efectivo, también debería resultar flexible. Siempre es buena idea, por ello, contar con la colaboración de los empleados y de los gerentes de la empresa a la hora de crear estrategias de comunicación efectivas que alienten a todos a perseguir un objetivo común.

Los pasos de un buen plan de comunicación interna

Detallamos a continuación algunas de las fases del desarrollo de un plan de comunicación interna efectiva:

Paso 1. Evalúa tu situación actual

Antes de poder desarrollar las estrategias de comunicación, sería aconsejable hacer una evaluación del estado actual de las acciones comunicativas en ese momento, además de plantear a dónde se quiere dirigir la organización. Muchas veces, la necesidad de desarrollar el plan de comunicación interna surge de no estar alcanzando los objetivos en un momento dado. Habría que tener en cuenta, por tanto, cómo los empleados se relacionan entre sí en el presente y determinar cuál es la interacción deseada.

En otra palabras, habría que poner en marcha una auditoría y, para ello, se puede contratar a un consultor externo que dé una visión imparcial y fresca de lo que funciona y de lo que no funciona.

También se puede plantear hacer una encuesta a los empleados para determinar cómo se sienten acerca del flujo comunicativo actual. El cuestionario debería responderse anónimamente para que los empleados se sintieran cómodos hablando de las que ellos creen que son las deficiencias actuales. También se podrían realizar entrevistas de grupo con el mismo fin.

Asegúrate de documentar la situación presente en lo que a comunicación se refiere y cualquier problema que se perciba, ya que eso te permitirá comparar resultados.

Paso 2. Determina los objetivos de su empresa

¿Dónde te gustaría que estuviera tu negocio el próximo año? ¿Cómo planeas llegar allí? Conocer las respuestas a esas preguntas puede ayudarte a desarrollar un plan de comunicación corporativa eficaz. Una vez que tienes algunos objetivos definidos, será posible desarrollar tu estrategia y distribuirla en objetivos de equipo.

Paso 3. Establece cómo se alcanzarán los objetivos

Con los objetivos de empresa fijados por equipo, será el momento de determinar cómo cada uno de esos equipos cumplirá dichos objetivos. ¿Cómo contribuirán a su consecución? ¿En qué período de tiempo se prevé que ocurrirá?

Al compartir esta información con tus empleados, deben estar muy claros los pasos necesarios para lograr las metas. Eso puede implicar tener reuniones de equipo una vez por semana, por ejemplo. Habrá que informarles si es así y, si necesitan enviar informes de progreso al acabar cada jornada, habrá que hacérselo saber también.

Si los equipos necesitan mantenerse en contacto entre sí, habrá que establecer cómo se gestionará ese proceso. En algún momento, todos necesitarán reunirse para poder ver cómo cada parte está contribuyendo al todo. Si esto sucede una vez al mes, comunica a todos esa expectativa. También es buena idea informarles en caso de que tengan que crear una presentación para esta reunión.

Comunicar las expectativas a cada equipo y a la compañía en su conjunto garantizará que todos tienen la información necesaria y saben qué se espera de ellos. Igualmente, les permitirá averiguar con quién necesitan hablar y colaborar.

Paso 4. Pon el plan en marcha

Una vez desarrollado el plan de comunicación interna e informados todos los miembros de la empresa, hay que ponerlo en práctica.

Paso 5. Evalúa el plan

Para asegurar que el plan de comunicación funciona, es necesario evaluarlo. Ha de transcurrir suficiente tiempo, y eso estará determinado por sus objetivos específicos. Si se evalúa después de dos semanas y hay suficiente información para hacerlo, adelante. Si se requiere más tiempo, por ejemplo algunos meses, considera esa opción.

En el momento del análisis, ten en cuenta si se cumplió el objetivo específico que se estableció o si se ha superado o ampliado. De la misma manera, hay que confirmar si se alcanzaron los resultados medibles y si realmente son relevantes para los objetivos del negocio.

Aprovecha también para solicitar a tus empleados su feedback y lo que piensan acerca de la nueva estrategia de comunicación. Por ejemplo, si ha sido algo que les resultó fácil de asimilar o si tuvieron problemas con algún paso en el proceso.

Paso 6. Realiza cambios, si es necesario

Tras evaluar el plan de comunicación, hay que determinar si ha tenido éxito o si necesita ajustes. Recuerda, el fin de implementar este plan era conseguir los objetivos de la empresa. Si se ha cumplido, entonces probablemente se han hecho cosas bien. De lo contrario, es posible que haya que realizar algunas modificaciones.

Diseñar un plan de comunicación interna es esencial para que tus empleados conozcan su papel dentro del negocio y puedan colaborar en la consecución de los objetivos corporativos. Puede que sea necesario el método ensayo y error hasta dar con el plan que funciona para tu empresa, pero, con el tiempo, acabarás adoptando el más adecuado.

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