Cómo comunicar la implantación de teletrabajo a tu equipo

Cómo comunicar la implantación de teletrabajo a tu equipo

Ahora es un buen momento para iniciar acciones de comunicación a tu equipo sobre teletrabajo. El teletrabajo ha venido para quedarse y, en situaciones excepcionales como las que estamos viviendo, se convierte en una opción rápida de implementar, ya que tu equipo está preparado para ello y cada vez será más común. Tu organización ha de adaptarse a esta nueva forma de trabajar para mejorar horarios, optimizar costes, conseguir más calidad de vida para sus miembros y atraer talento.

El reto empieza por comunicar adecuadamente

El desafío organizacional comienza en el momento del lanzamiento. La necesidad de apoyo y refuerzo por parte de los líderes hacia los distintos equipos será diferente en cada caso. No todos los ellos se mostrarán igual de autónomos, ni dispuestos a trabajar de una forma 100% remota, pero ahí está el verdadero reto del papel de una adecuada comunicación.

Qué aspectos debes comunicar a tu equipo sobre teletrabajo

Lo más importante es empezar por un esquema DAFO sobre el teletrabajo. En este documento tienes algunos ejemplos de argumentarios que se pueden utilizar para tu proyecto o empresa.

Aquí puedes ver esta plantilla en Google Docs que puedes usar en tu empresa.

Debilidades

  • Necesitamos un email para todos los componentes del equipo.
  • Necesitamos un sistema de gestión de proyectos.
  • Necesitamos una intranet.
  • Necesitamos poder compartir documentos de forma sencilla.
  • Necesitamos un disco en la nube.
  • Necesitamos trasladar confianza a nuestros responsables.
  • Necesitamos un buen sistema de gestión de tareas que permita hacer seguimiento de los avances en los proyectos.

Amenazas

  • Si no podemos comunicarnos perderemos productividad.
  • Si no podemos reunirnos con los clientes, perderemos ventas.
  • Los clientes perderán vías de contacto.
  • No tenemos materiales para vender por el teléfono o para vender online.
  • Cada operación requiere de la aprobación de muchas personas y se hace de forma física.
  • No tenemos formularios de aprobación online.
  • Los contratos necesitamos que se firmen por parte del cliente de forma física.
  • Sin procesos y encuentros online con el equipo se puede resentir el sentimiento de pertenencia.

Fortalezas

  • Nuestro servicio / producto se puede comprar online sin problema.
  • Nuestro servicio / producto se puede enseñar sin problema en videollamada.
  • Ofrecemos la posibilidad de hacer una demo online.
  • Un cliente puede contratar de forma autónoma por la web.
  • Un cliente puede llamarnos y tenemos un servicio de centralita.
  • Un cliente nos puede escribir por la web y lo gestionamos de forma correcta.
  • Un cliente puede chatear con nosotros por la web.
  • Un cliente puede usar nuestro producto sin nosotros desplazarnos.
  • No necesitamos instalar nada en la sede del cliente.

Oportunidades

  • Los clientes van a demandar más un servicio online.
  • Los clientes van a pedir más herramientas online para trabajar.
  • Los clientes van a querer usar más soluciones online.
  • Los clientes van a querer concentrar sus proveedores en aquellos más digitalizados.

Una vez tengamos organizado el esquema DAFO y lo podamos compartir con nuestro equipo, tendremos que resolver las dificultades operativas.

Qué aspectos laborales del teletrabajo tener en cuenta

¿Puede una empresa obligar a teletrabajar durante un tiempo?

Sí, siempre y cuando la medida sea racional. En el caso de medidas sanitarias como las que vivimos en 2020 a consecuencia del Coronavirus, será en base a dudas de contagio fundamentadas (empleados que hayan estado en contacto con el virus o en zonas declaradas de riesgo), y con una limitación temporal (el periodo de incubación de 14 días). En tal caso, el empleado seguiría de alta y con derecho a percibir su salario.

¿Qué ocurre si la producción de la empresa se ve afectada?

Si la restricción no es impuesta por la empresa como medida preventiva, sino que deriva de una situación productiva (por falta de materias primas o suministros), cabría suspender los contratos o reducir la jornada mediante el procedimiento de los artículos 47 y 51 del Estatuto de los Trabajadores, con obligación de negociar con los representantes de los trabajadores, y pudiendo requerir aprobación de la autoridad laboral (en caso de fuerza mayor). Desaparece la obligación de abonar los salarios, si bien el empleado puede acceder a las prestaciones por desempleo.

¿Puede decidir el empleado unilateralmente teletrabajar?

No, en la actualidad, y salvo que la política de empresa prevea otra cosa, el teletrabajo requerirá el consentimiento y acuerdo con el empresario previo a su inicio.

¿Puede una empresa en España suspender su actividad por el COVID-19?

Sí, siempre y cuando acredite la concurrencia de causas objetivas (imposibilidad de continuar la producción por falta de piezas que debían provenir de China, por ejemplo) o de fuerza mayor y siga el procedimiento y trámites previstos en el artículo 47 del Estatuto de los Trabajadores.

Consejos para teletrabajar

Desde el punto de vista de un miembro de cualquier organización que opte por el sistema de teletrabajo para desarrollar su actividad, nos parece relevante recordar algunos aspectos prácticos como los siguientes:

  • Es trabajo. El teletrabajo es trabajo como siempre.
  • Vístete como lo harías para trabajar.
  • Comunica, comunica, comunica. A distancia la desconexión puede ser más alta. Comunica de forma frecuente.
  • Actualiza tu estado y haz un resumen de avances de forma frecuente.
  • Sigue tus 3Ts. Concentra el trabajo del día en tres tareas esenciales. Pon el máximo esfuerzo y concentración en ellas.
  • Toma notas, haz checklists y compártelas. Haz que tu agenda sea pública para mostrar tu progreso diario.

El teletrabajo puede ser un reto, pero es parte de la evolución del trabajo. Acelerarlo en un momento de crisis como este es un reto doble, pero debemos aprovecharlo como una oportunidad.

Desde Gamelearn estamos apoyando a nuestros clientes en la comunicación interna de este tipo de medidas con nuestros cursos online. Estos permiten generar acciones de comunicación individual y colectiva en múltiples idiomas de tal forma que todos sus equipos pueden recibir la misma información de una forma homogénea y con una experiencia de uso gamificada.

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