Checklist para la gestión y el trabajo de equipos en remoto

Checklist para la gestión y el trabajo de equipos en remoto

Si tienes a tu equipo en remoto es muy recomendable que hagas una checklist de seguimiento semanal con ellos. Es muy importante que, tanto si eres gestor de equipo como un miembro más trabajando en remoto, la sesión de feedback sea parte del trabajo.

OBJETIVO: conocer el estado emocional de las personas de tu equipo con esta situación excepcional de teletrabajo.


Realiza preguntas a tu equipo mientras trabajas en remoto

  • ¿Cómo te has sentido la primera semana de teletrabajo?
  • ¿El espacio que tienes en tu casa te resulta cómodo en tu jornada laboral?
  • ¿Cómo estás gestionando los descansos?
  • ¿Qué dirías que es lo que más te ha agobiado de esta situación?
  • Ante la posibilidad de que se alargue, ¿cómo te sientes? ¿Has sentido suficiente conexión con tu responsable?
  • ¿Has sentido suficiente conexión con tu equipo?
  • ¿Consideras que las tareas que estás realizando se adaptan a la nueva situación?
  • ¿Tienes la sensación de más tiempo sin tareas?
  • ¿Qué ventajas destacarías de esta situación?
  • ¿Tienes las herramientas adecuadas para hacer bien tu trabajo?
  • Nombra dos cosas positivas y dos negativas de teletrabajar.
  • ¿Cómo consideras que tu productividad se ha visto afectada por este cambio?
  • ¿Crees que tienes la suficiente información sobre el Coronavirus para saber qué hacer en caso de contagio?

Mantén reuniones individuales

El cuestionario mostrado más arriba lo puedes realizar en una llamada por vídeo o enviarlo y que cada miembro del equipo responda por email con sus ideas y comentarios. Es muy importante recibir feedback de tu equipo para valorar cómo evoluciona el proyecto.

Este checklist no contiene preguntas cerradas. Al revés, lo que procura es facilitar la escucha activa, que el equipo deje sus comentarios con ideas, herramientas, procesos y sensaciones relevantes para tu proyecto.

¿Demasiados canales de comunicación? ¿Demasiadas tareas sin cerrar? ¿Demasiados “fuegos” que apagar?

El feedback debería permitirte revisar procesos y herramientas para ayudar a tu equipo a conseguir sus metas. Recuerda que como líder tu principal misión es servir a tu equipo. Dale las herramientas y los procesos que les permitirán ser más productivos.

Una vez tienes sus respuestas, ¿qué hacer?

En caso de haya respuestas negativas o problemas graves, debes responder cuanto antes. No dejes que algo negativo escale o pueda generar problemas de productividad.

El resto del feedback, agrúpalo y mantén una sesión colectiva con tu equipo para compartir temas comunes. Tu equipo debe participar en las decisiones que se toman y en los planes que se ponen en marcha para resolver las dudas o problemas que hayas detectado.

Feedback positivo

Es el más efectivo de los dos. El refuerzo positivo tiene un impacto mucho mayor en las personas y, además, incrementa su autoconfianza, motivación y compromiso con el equipo.

Tu tendencia natural será dirigirte a la gente cuando hace algo mal (parece más urgente corregir que reforzar), pero debes esforzarte por encontrar situaciones en las que puedas utilizar el feedback positivo. No des feedback positivo solo por buenos resultados, dalo también por comportamientos que generen buenos resultados.

El feedback positivo (reconocimiento) es una poderosa herramienta de motivación que también tratamos en otros posts. Estas son las reglas para hacerlo correctamente:

  • Elogia de forma inmediata. Si dejas transcurrir el tiempo, el reconocimiento tendrá menor impacto.
  • Hazlo de forma sincera. Nunca finjas porque se darán cuenta. Siente realmente el elogio.
  • Describe con exactitud qué es lo que se ha hecho bien. Concreta el hecho, el comportamiento o el logro específico.
  • Nunca invalides el elogio. Evita expresiones como “ya era hora”, “pero”, “aunque”, “por primera vez”, “por fin”…
  • Describe cuál es el impacto positivo que ello tiene en el equipo, en la empresa, en los clientes…
  • Expresa tu satisfacción.

Feedback de mejora

El impacto del feedback siempre es mayor cuanto más inmediato sea.

  • Cada suceso, un feedback. Si se acumulan sucesos significa que no estás cumpliendo la regla anterior.
  • Prepáralo a conciencia antes de darlo. Un buen feedback no puede improvisarse, cada cosa que digas debe estar planeada al milímetro, porque es una situación en la que cada matiz cuenta. A veces, la diferencia entre un buen feedback y uno malo es una sola palabra.
  • Siempre en privado. Nunca des feedback negativo en público.
  • Sé claro y directo. Ve al grano. No compliques el mensaje. No seas condescendiente. No seas paternalista. Habla como compañero.
  • Hazlo de modo constructivo. Que sirva para mejorar algo y que explique cómo hacerlo. Si no, ¿para qué lo haces?
  • Evita la discusión. Habla de cosas “indiscutibles”.
  • Habla sobre los hechos, no sobre la persona. “Has llegado tarde tres días seguidos” (indiscutible) en vez de “eres un vago” (discutible).
  • No califiques, describe: “A este informe le falta la cifra de ventas de enero” (indiscutible) en vez de “este informe está mal” (discutible).
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