10 situaciones en las que no necesitas reunirte

10 situaciones en las que no necesitas reunirte
Gamelearn Team

Si echamos un vistazo a nuestro calendario veremos la cantidad de reuniones que tenemos previstas, seguramente demasiadas. Casi todos estos encuentros no sólo son improductivos, sino que también son aburridos y una pérdida de tiempo. ¡Por no hablar del coste que conlleva para la compañía!

Cuando nos convocan a una reunión, ¿cómo saber si debemos asistir o no? ¿son todas una pérdida de tiempo? ¡No! Las reuniones son necesarias y pueden ser una herramienta útil y eficiente en las empresas. Lo que ocurre es que hay situaciones que no requieren una reunión. Toma nota de estas diez circunstancias en las que no debes reunirte:

  • 1. Si no se ha establecido una agenda

Sin una agenda en la que se establezcan previamente los objetivos y temas a tratar, será casi imposible sacar algo en claro de una reunión. Define la agenda con anticipación, es imprescindible para marcar los tiempos y centrarse en los asuntos relevantes. Cuando la tengas, podrás convocar a los asistentes.

  • 2. Si no se respeta la puntualidad

La regla número 1 para que las reuniones sean realmente productivas es el tiempo. Debes evitar asistir no sólo a aquellas reuniones que no establezcan una duración adecuada y respeten los tiempos de intervención, sino también a aquellas que comiencen tarde. Penaliza la impuntualidad en aras de la eficiencia.

  • 3. Situaciones improvisadas

Las reuniones deben ser convocadas con tiempo suficiente para poder organizar la agenda y permitir a los asistentes preparar su intervención. No permitas que las reuniones improvisadas interrumpan tu planificación.

  • 4. Si piden prestado demasiado tiempo

Al crear una reunión, por defecto se suele establecer una hora de duración. La gran mayoría pueden llevarse a cabo en la mitad del tiempo programado. ¡Evita las reuniones largas! Aplicaciones como Brilliant Meeting te ayudarán a conseguirlo.

  • 5. Conferencias en lugar de reuniones

Es importante designar a un moderador que vele por el cumplimiento de temas y objetivos, pero una reunión no debe girar en torno a un discurso de una sola persona. La reunión debe servir para intercambiar ideas, dialogar y ofrecer propuestas. Evita las reuniones en las que no puedas participar activamente.

  • 6. Si hay demasiada gente

Las reuniones con demasiados asistentes tienen pocas posibilidades de ser productivas porque no podréis mantener conversaciones significativas ni tomar decisiones importantes.

  • 7. Si el tema no te afecta directamente

Si no estás implicado en el tema que se va a tratar en la reunión, no hay razón para que asistas. Acude sólo a aquellas en las que tu participación sea clave.

  • 8. Si no tienes disponibilidad

No podemos estar en dos sitios a la vez, por tanto cancela aquellas que se superponen en tu calendario, verás cómo disminuye tu nivel de estrés.

  • 9. Si es la hora de comer

La hora del almuerzo puede y debe ser aprovechada para muchas cosas, pero no tiene por qué convertirse en una reunión de trabajo más. Aprovecha tu tiempo de descanso para recargar las pilas.

  • 10. Si estás en horario productivo o al final de la jornada

Evita las reuniones que afectan a tus horas productivas, resérvate esos momentos para sacar adelante las tareas más importantes. Por la misma razón, trata de no convocar ni participar en reuniones a última hora del día. Es probable que no se alcancen conclusiones ni se tomen decisiones porque la plantilla esté cansada y distraída.

En definitiva, hay muchas ocasiones en las que nos piden reunirnos, pero antes de decidir si asistir o no a esa reunión, debemos preguntarnos si será realmente productiva para nosotros y no nos hará perder el tiempo. Si dejamos de participar en reuniones innecesarias, estaremos mejorando nuestra productividad. ¿Qué reuniones crees tú que puedes evitar?

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